Visita domiciliaria del IMSS: ¿Qué documentos debo tener?

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El Instituto Mexicano del Seguro Social cuenta con la autorización de llevar a cabo visitas domiciliarias; es decir, visitar el centro de trabajo para hacer la solicitud al patrón de presentar los documentos o libros con el fin de comprobar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas a la seguridad social...
documentos para visita domiciliaria del IMSS

El Instituto Mexicano del Seguro Social cuenta con la autorización de llevar a cabo visitas domiciliarias; es decir, visitar el centro de trabajo para hacer la solicitud al patrón de presentar los documentos o libros con el fin de comprobar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas a la seguridad social.

Es muy común que en algunas de estas visitas no se cuente con los documentos indicados para cubrir las necesidades de la autoridad. Esta situación puede presentarse debido a diferentes escenarios; porque se cuenta con un contador ajeno a la empresa que maneja estos documentos, o por ser una sucursal y no la matriz de la empresa, por lo que es recomendable conservar los documentos solicitados.

Dentro del RACERF se establecen las siguientes normas para brindar un registro patronal a personas morales y físicas:

  • Persona moral: Será asignado un número de registro patronal dependiendo de los municipios en que se cuente con centros de trabajos o establecimientos, aún siendo en el mismo municipio o diferentes.
  • Persona física: Contará con un registro patronal en el lugar del centro de trabajo. Tendrá un registro patronal de acuerdo al número de centros de trabajo donde se realicen actividades diferentes a la principal, independientemente del lugar del establecimiento.

Esto significa que los actos de visita no están limitados a llevarse a cabo en el lugar de domicilio fiscal, sino en el domicilio establecido en el registro patronal.

Por lo que se recomienda contar con los siguientes documentos en cada centro de trabajo en caso de recibir visitas:

  • Societarios: Poderes, actas de asambleas, acta constitutiva
  • Contables: Sistemas y registros contables, balanzas mensuales de comprobación, papeles de trabajo, libros, estados de cuenta, sistemas de contabilidad
  • Fiscales: Avisos de inscripción o cambio de situación fiscal, declaraciones anuales o complementarias
  • Laborales: Expedientes laborales, contratos individuales o colectivos de trabajo, listas de raya, recibos de nómina, reglamento interno
  • Seguridad social: Declaración anual de la determinación de la prima de riesgo, registro patronal, movimientos afiliatorios, liquidaciones del SUA
  • Instalaciones y de organización: Inventarios, planos arquitectónicos de local, procesos de trabajo.

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